Ikigai Glamping protege los datos personales de sus huéspedes, proveedores y colaboradores, y solo los usa para prestar el servicio de alojamiento y cumplir la ley. Esta política explica qué datos recogemos, para qué, y cómo puedes conocerlos, corregirlos o pedir que los borremos.
1. Responsable del tratamiento
| Dato | Información |
|---|---|
| Responsable | Jhonathan Aranzazu Villa |
| Nombre comercial | Ikigai Glamping |
| NIT | 1053813769-8 |
| Registro Nacional de Turismo | 232324, vivienda turística – finca turística (alojamiento rural), vigente hasta el 31 de marzo de 2027 |
| Dirección | Km 2 vía Turín – Villamaría, Caldas |
| Correo para datos personales | [email protected] |
| WhatsApp y teléfono | 300 397 0568 |
| Sitio web | glampingikigai.com |
Todas las solicitudes sobre datos personales se atienden en [email protected].
2. Marco legal y alcance
Esta política cumple la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (antes Decreto 1377 de 2013). También tiene en cuenta el artículo 22 de la Ley 2068 de 2020, que obliga a los alojamientos turísticos a registrar a sus huéspedes en la Tarjeta de Registro de Alojamiento (TRA) del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
Aplica a todos los datos personales que Ikigai Glamping recoge por WhatsApp, redes sociales, su sitio web, el formulario de registro de huéspedes, en persona o por correo, y a cualquier persona que trate esos datos en nombre de la empresa.
3. Definiciones
| Término | Qué significa |
|---|---|
| Dato personal | Cualquier información que identifica o puede identificar a una persona: nombre, documento, teléfono, correo, fecha de nacimiento. |
| Dato sensible | Información que afecta la intimidad o puede generar discriminación, como datos de salud. |
| Titular | La persona a quien pertenecen los datos. |
| Tratamiento | Recoger, guardar, usar, compartir o borrar datos personales. |
| Responsable | Quien decide sobre el tratamiento: el propietario de Ikigai Glamping identificado en la sección 1. |
| Encargado | Quien trata datos por cuenta del responsable, por ejemplo un proveedor de software o almacenamiento. |
| Autorización | El consentimiento previo, expreso e informado del titular. |
| Aviso de privacidad | El mensaje corto que informa al titular que esta política existe y cómo consultarla. |
4. Principios
Tratamos los datos siguiendo los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
- Legalidad: solo hacemos lo que la ley permite.
- Finalidad: usamos los datos para los fines de esta política, que te informamos antes de recogerlos.
- Libertad: solo con tu autorización, salvo los casos que la ley exceptúa.
- Veracidad y calidad: mantenemos los datos completos, exactos y actualizados.
- Transparencia: puedes saber en cualquier momento qué datos tenemos sobre ti.
- Acceso y circulación restringida: solo los ven las personas que los necesitan para prestar el servicio.
- Seguridad: los protegemos con medidas técnicas, humanas y administrativas.
- Confidencialidad: quienes los manejan guardan reserva, incluso después de terminar su relación con la empresa.
5. Datos que recogemos y para qué
| Quién | Datos | Para qué los usamos |
|---|---|---|
| Huésped titular de la reserva | Nombre, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, WhatsApp, correo, ciudad, fechas de estadía, espacio y servicios adicionales | Gestionar la reserva, confirmarla y comunicarnos contigo; prestar el alojamiento; registrar tu ingreso en la TRA; facturar |
| Acompañantes | Nombre, documento, fecha de nacimiento, y si son menores de edad | Registro hotelero obligatorio (TRA) y seguro hotelero |
| Pagos | Comprobante de transferencia o consignación: valor, fecha, banco, referencia y nombre de quien paga | Verificar el anticipo y los pagos, llevar la contabilidad y prevenir fraudes. No guardamos números completos de tarjetas ni claves |
| Comentarios del cliente | Hora de llegada, celebraciones, preferencias o alergias que nos cuentes | Preparar tu estadía y la decoración o alimentación que pidas |
| Clientes y contactos | Nombre, teléfono, correo e historial de estadías | Enviar información de disponibilidad, promociones y encuestas de satisfacción, solo si lo autorizas y con opción de darte de baja |
| Proveedores | Nombre o razón social, NIT o cédula, contacto, datos bancarios y facturas | Comprar, pagar, llevar inventario y cumplir obligaciones contables y tributarias |
| Colaboradores y contratistas | Datos de identificación, contacto, seguridad social y pago | Gestionar la relación laboral o contractual |
| Visitantes del sitio web | Datos que escribas en el cotizador o formularios | Responder tu solicitud por WhatsApp |
Las fotos y videos de huéspedes solo se publican en nuestras redes con autorización expresa de cada persona que aparece.
6. Datos sensibles y de menores de edad
Datos sensibles. Solo pedimos un dato sensible cuando es necesario para tu seguridad, por ejemplo una alergia alimentaria o una condición de salud que debamos tener en cuenta en el spa o en una actividad de aventura. Responder es siempre opcional y ninguna reserva depende de ello. Estos datos se usan solo para ese fin y se borran al terminar la estadía.
Niños, niñas y adolescentes. Registramos a los menores de edad solo porque la ley exige su registro como huéspedes. Los datos los entrega y autoriza su padre, madre o representante legal, quien acepta además los términos para menores. Respetamos el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, como exige el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. Nunca usamos sus datos con fines comerciales ni publicamos su imagen.
7. Tus derechos
Como titular, según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, puedes:
- Conocer, actualizar y corregir tus datos.
- Pedir prueba de la autorización que nos diste.
- Saber cómo hemos usado tus datos.
- Revocar la autorización o pedir que borremos tus datos, salvo cuando la ley nos obligue a conservarlos, como el registro hotelero o los soportes contables.
- Consultar gratis tus datos al menos una vez al mes.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de haber hecho tu consulta o reclamo ante nosotros.
8. Cómo pedimos tu autorización
Te pedimos autorización antes de recoger tus datos, de forma expresa e informada. Lo hacemos en el formulario de registro de huéspedes de glampingikigai.com, con una casilla que debes marcar y un enlace a esta política. También puede darse por escrito, por WhatsApp o por correo, siempre que quede constancia.
Guardamos la prueba de cada autorización: fecha, hora y casillas aceptadas en el registro, o el mensaje en que autorizaste. Para mensajes de promociones pedimos una autorización aparte, que puedes retirar cuando quieras.
No necesitamos autorización cuando una autoridad la solicita en ejercicio de sus funciones, en emergencias médicas o sanitarias, para fines históricos o estadísticos, o cuando se trata de datos públicos, según el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
9. Consultas y reclamos
Escríbenos a [email protected] o al WhatsApp 300 397 0568 indicando tu nombre, documento, lo que solicitas y un medio para responderte. Atiende las solicitudes el responsable identificado en la sección 1.
| Tipo de solicitud | Ejemplos | Plazo de respuesta |
|---|---|---|
| Consulta | Saber qué datos tenemos o cómo los usamos | 10 días hábiles. Si no es posible, te avisamos el motivo y respondemos en máximo 5 días hábiles más |
| Reclamo | Corregir, actualizar o borrar datos, revocar la autorización, o reportar un incumplimiento | 15 días hábiles desde el día siguiente a recibirlo. Si no es posible, te avisamos el motivo y respondemos en máximo 8 días hábiles más |
Si a tu reclamo le falta información, te la pedimos dentro de los 5 días siguientes. Si en 2 meses no la recibimos, entendemos que desististe. Mientras se resuelve, el dato queda marcado como "reclamo en trámite". Estos plazos son los de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
Pueden presentar solicitudes el titular, sus herederos, su representante o apoderado, y en el caso de menores, sus padres o representante legal.
10. Con quién compartimos tus datos
No vendemos ni alquilamos datos personales. Solo los compartimos en estos casos:
- Autoridades: el registro de huéspedes en la TRA del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo; el reporte de huéspedes extranjeros a Migración Colombia; la DIAN para facturación; y cualquier autoridad que lo pida con orden legal.
- Aseguradora: los datos necesarios para el seguro hotelero de cada estadía.
- Aliados de servicios adicionales: cuando reservas spa, transporte, cabalgata, torrentismo o canyoning, compartimos con quien presta el servicio solo tu nombre, el número de personas y la hora.
- Proveedores tecnológicos (encargados): el sistema de gestión de reservas, el almacenamiento en la nube (Google), WhatsApp y el alojamiento del sitio web (Cloudflare). Algunos guardan datos en servidores fuera de Colombia; los elegimos porque ofrecen niveles adecuados de protección y les exigimos tratar los datos solo según nuestras instrucciones.
- Asistencia con inteligencia artificial: usamos una herramienta de IA para leer facturas de compra y comprobantes de pago y registrar sus datos en el sistema. La herramienta solo procesa la imagen para esa tarea.
11. Seguridad y tiempo de conservación
Solo acceden a los datos las personas que los necesitan para atender tu reserva, con usuario y contraseña propios. Los comprobantes de pago y documentos se guardan en sistemas privados, no en grupos de chat abiertos.
| Información | Cuánto tiempo la guardamos |
|---|---|
| Registro de huéspedes (TRA) y soportes contables y de facturación | El tiempo que exija la ley; para libros y soportes contables, 10 años |
| Comprobantes de pago | Mientras se requieran como soporte contable |
| Datos para promociones | Hasta que retires tu autorización |
| Datos sensibles de salud o alimentación | Hasta terminar la estadía |
| Datos de proveedores y colaboradores | Mientras dure la relación y el tiempo legal posterior |
Cumplido el plazo, borramos o anonimizamos los datos de forma segura.
12. Vigencia y cambios
Esta política rige desde el 1 de noviembre de 2026 y reemplaza cualquier versión anterior. Las bases de datos estarán vigentes mientras Ikigai Glamping preste sus servicios, más los plazos de conservación de la sección 11.
Si cambiamos algo importante, publicaremos la nueva versión en glampingikigai.com antes de aplicarla y, si cambia la finalidad del tratamiento, te pediremos una nueva autorización.